5 macetes para gestão de tempo

Gestão de tempo deve unir produtividade com qualidade na execução da tarefa

A gestão de tempo é bem boa para melhorar a produtividade, mas o que é ser produtivo para você: produzir muito ou com qualidade? A nossa sociedade ainda valoriza muito o excesso, o tempo dedicado ao trabalho como sinônimo de produtividade. Mas só isso é ser produtivo? Essa percepção tão pequena que nos quer agindo como meras máquinas industriais?

Para mim, produzir bem tem mais a ver com boa gestão de tempo aliada à atenção para a qualidade do trabalho e de vida. Uma pessoa que produz muito, mas que produz de forma ruim é pouco produtiva. Da mesma forma, alguém que produz muito e bem, mas sem cuidar de si me parece irresponsável. É uma excelente máquina na linha de produção, mas totalmente negligente como ser-humano.

Eu acho que dá sim para ter produtividade no trabalho e fazer disso um prazer e não uma obrigação. Para isso é preciso fazer uma gestão de tempo bem responsável consigo próprio também. Precisamos produzir em quantidade e qualidade, mas também produzir para nós mesmos, para nosso bem-estar. Veja alguns macetes que utilizo para fazer isso e garantir uma boa gestão de tempo:

1) Mais ao planejamento, menos à execução

Procure dedicar a maior parte do seu tempo para refletir e organizar suas tarefas para o dia, semana e mês. Visualize o que precisa realizar e passe mentalmente ponto por ponto da tarefa a ser executada. Muitas vezes nossa imaginação nos ajuda a identificar as lacunas de uma atividade para outra quando pensamos nelas de forma linear, imaginando toda a sequência de ações que devemos desempenhar.

Se você vai viajar, por exemplo, pode muito bem pensar em cada etapa da viagem ocorrendo: desde fazer a mala, locomover-se, até a hora de chegar ao local, tomando banho, acordando pela manhã e… opa, cadê a escova de dentes? Bem, o exercício é ótimo para visualizarmos o uso de algum objeto e a importância de lembrarmos dele na hora da execução.

Certamente você irá poupar tempo desempenhando tarefas se souber planejá-las bem. Você pensa um pouquinho mais e depois economiza tempo com as andanças que, muitas vezes, nos levam duas ou três vezes ao mesmo lugar para reunir materiais que poderiam ter sido levantados em uma tacada só. Isso, claro, quando sabemos planejar de forma eficiente!

2) Tarefas relacionadas andam juntas

É simples: junte tarefas semelhantes ou a serem executadas em locais semelhantes. Quando realizamos uma tarefa, todo nosso esforço mental deve ser direcionado a ela. A execução deve ser fundamentada pelo foco. Já a gestão de tempo, frequentemente trabalha no que parece periférico sobre a tarefa, mas que não é. Um exemplo é justamente o planejamento de organizar as tarefas.

Se mantivermos nosso pensamento migrando toda hora de uma coisa para outra não há quem aguente o tranco mesmo. É como ir até a padaria, comprar pão doce, ir até o mercado, comprar arroz, ir até a quitanda, comprar laranjas. Só que daí você lembra que precisa pegar frios na padaria, depois lembra de comprar o feijão no mercado e, de novo, que precisa ir até a quitanda comprar limões.

Se já é sofrível fazermos o caminho do parágrafo anterior mentalmente, então imagine só sair zanzando por aí para cumprir tudo isso. Além da trabalheira, bota tempo desperdiçado nesta conta. O melhor é combinar prioridades com locais a serem visitados. Às vezes vale passar uma tarefa menos importante na frente (juntar) se você tiver que cumprir outra, com muita prioridade, no mesmo lugar.

3) Metas são sempre melhores negócios que estimativas

“Acho que até lá pro dia 30 do próximo mês eu…”

Pare! Esse tipo de frase realmente não é legal. Nem pelos outros envolvidos, mas para si mesmo. Estimar prazos pode até ser uma saída quando o cenário é muito incerto e depende de muitas variáveis. Só que isso não acontece toda hora e com todas as nossas tarefas logicamente. Se você não cumpre a estimativa, o que acontece é você correndo loucamente para tapar os buracos e, claro, com novas tarefas se acumulando.

Você não pode fazer a gestão de tempo de outras pessoas, mas pode tentar gerir com responsabilidade o seu tempo. Estabelecer metas pessoais, com prazos corretos em datas e horários para cumprir cada tarefa é algo bastante desejável. Você pode até se atropelar vez ou outra, mas ao longo do tempo estará mais disciplinado e terá tempo exclusivo para realizar tarefas sem ter que lidar com pendências acumuladas.

4) Pausas para refletir podem ser uma grande aliada

Ignore esse pensamento difundido de que o ócio é um tempo perdido. Momentos de pausa podem arejar a mente, além de trazerem respostas simples para problemas complexos que estamos tentando solucionar. Quando esfriamos um pouco a cabeça isso nos ajuda a fazer uma análise menos envolvida e com menos pressão que nos é imposta (algumas vezes por nós mesmos) durante o processo de execução da tarefa.

Ócio não precisa ser simbolizado por uma pessoa ocupando o sofá, comendo pipoca e tomando refrigerante – embora, explicarei abaixo, que até isso mesmo pode ser um recurso bom em alguns momentos. O que proponho é dedicar algum tempo para sair e tomar uma água, conversar rapidamente com alguém ou ler um texto que dialogue com seu problema. Ao voltar para sua mesa de trabalho as coisas devem fluir melhor.

Gestão de tempo nunca deve estar associada a produzir muito no menor tempo possível, mas sim produzir melhor. É sobre dar qualidade ao trabalho que desempenhamos, gastando mais tempo nas tarefas que exigem mais dedicação e cuidado e menos naquelas mais operacionais que possam ser concluídas rapidamente. Gestão de tempo é sobretudo uma forma de vivermos melhor nosso dia a dia.

5) Efeito de incubação é algo que pode te ajudar 

É um tempo ocioso para si mesmo, onde ações e pensamentos focados em trabalho não podem entrar. O efeito incubação é, em psicologia, esse momento em que não pensamos em trabalhos pendentes e tarefas a serem solucionadas. Nós simplesmente desconectamos. Colocamos o pensamento sobre trabalho em uma caixa mental e a deixamos lá, sem abri-la, por algum tempo.

Não ter fins de semana livre, dormir pouco, levar trabalho para casa e não ter saído de férias por anos acabam sendo atitudes muito valorizadas na sociedade – há quem até conte vantagem por vivenciar essa patologia social. Na verdade, estas são só atitudes que não nos ajudam em nada: nem a vivermos melhor tampouco a sermos melhores profissionais ou mais produtivos.

Há grandes livros escritos em uma semana como há outros cuja escrita levou anos e anos. Da mesma forma, há livros medíocres escritos em mais ou menos tempo. Não é o tempo dedicado que faz uma boa obra, mas a boa gestão de tempo: a capacidade de tiramos do tempo que temos o nosso melhor, e é bem mais interessante quando temos saúde física e mental para comemorar o resultado final, não é mesmo?